Was ist ein Umlaufbeschluss?

Was ist ein Umlaufbeschluss?

Ein Umlaufbeschluss ist für die Eigentümer einer Wohnungseigentümergemeinschaft eine Möglichkeit, verschiedene Beschlüsse auch ausserhalb einer Eigentümerversammlung zu fassen. Das ist vor allem während der aktuellen Situation durch Corona eine gute Alternative, als WEG handlungsfähig zu bleiben. Diese Möglichkeit zur Beschlussfassung über einen Umlaufbeschluss ist im § 23 Abs. 3 WEG geregelt.

Der Umlaufbeschluss ist an einige Vorgaben und Formerfordernisse gebunden, die ich Ihnen gerne im weiteren Verlauf dieses Blogbeitrages erläutere.

Wie kommt ein Beschluss zustande?

Grundsätzlich kann man zwei Arten unterscheiden, die es den Eigentümern einer Wohnungseigentümergemeinschaft möglich machen, einen Beschluss zu fassen.

im Rahmen einer Eigentümerversammlung
durch einen Umlaufbeschluss

Bis zu den Änderungen im WEG Gesetz im Jahr 2020, musste ein Umlaufbeschluss in jedem Fall:

• einstimmig/allstimmig sein und
• in schriftform erfolgen

Was hat sich durch die Neuregelungen im WEG nun bei einem Umlaufbeschluss geändert?

Insbesondere zwei Änderungen sollen den Umgang und Ablauf bei einem Umlaufbeschluss für die Eigentümer aber auch den Verwalter deutlich vereinfachen.

1. Umlaufbeschluss nur mit einer Mehrheit entscheiden.

Ein Umlaufbeschluss musste vor der Anpassung im WEG an alle Eigentümer versendet werden und einstimmig oder wie es auch oft heisst allstimmig angenommen werden.

Das bedeutete, dass sobald ein einziger Wohnungseigentümer den Umlaufbeschluss ablehnte, dieser nicht zustande kommen konnte. Daher war ein Umlaufbeschluss eher für kleinere Eigentümergemeinschaften interessant oder auch solche die äusserst gut und harmonisch funktionierten.

Hier hat das neue WEG Gesetz nun eine Möglichkeit vorgesehen, auch nicht einstimmige, aber mehrheitsfähige Entscheidungen beschlussfähig zu machen.

Dazu muss die Eigentümergemeinschaft in der Eigentümerversammlung beschliessen, dass für einen ganz konkreten Beschluss ein Umlaufverfahren ohne Einstimmigkeit zulässig ist.

Ich verdeutliche das ganze an einem konkreten Beispiel aus meiner eigenen beruflichen Praxis:

Die Hausfassade einer WEG soll neu gestrichen werden. Zum Zeitpunkt der Eigentümerversammlung liegen dem Verwalter aber noch nicht die von der Gemeinschaft geforderten drei Angebote zum Vergleich vor.

Die Eigentümergemscheinschaft beschliesst daraufhin, dass die Auswahl des Angebotes per Umlaufbeschluss im Anschluss an die Eigentümerversammlung stattfinden wird, sobald die drei Angebote vorliegen und miteinander verglichen werden können. Weiterhin beschliessen die Eigentümer, dass für diese Abstimmung eine Mehrheitsentscheidung ausreichend ist.

Sobald dem Verwalter, alle drei Angebote vorliegen, gehen diese an alle Eigentümer. Das Angebot für das sich eine beschlussfähige Mehrheit findet, wird dann vom Verwalter in Auftrag gegeben, ohne das dafür eine erneute Eigentümerversammlung nötig ist.

2.Einen Umlaufbeschluss in Textform bestätigen können

Bis zur Änderung im WEG Gesetz musste ein Umlaufbeschluss in Schriftform erfolgen - das bedeutet, es bedarf einer Unterschrift des jeweiligen Eigentümers.

Die Vereinfachung durch die neue Regelung macht es nun möglich einen Umlaufbeschluss auch in Textform herbeizuführen. Dazu reichen zukünftig Antworten der jeweiligen Eigentümer in Form einer:

• E-Mail oder einer
• Whats App

Diese Neuerung macht den Umlaufbeschluss schneller, einfacher und unkomplizierter.

Gerade für Wohnungseigentümergemeinschaften, in denen die Eigentümer weit verstreut sind wird der Umlaufbeschluss sicherlich in Zukunft häufiger eingesetzt werden können um schnell notwendige Entscheidungen hinsichtlich der Immobilie zu treffen.

Wer darf einen Umlaufbeschluss einleiten?
Auch hier hält das neue WEG Gesetz eine Änderung parat. Früher konnten auch Wohnungseigentümer einen Umlaufbeschluss in die Wege leiten. Dem schiebt die Neuregelung einen Riegel vor. Um auch alle Formerfordernisse eines Umlaufbeschlusses einzuhalten, ist es nun nur noch dem Verwalter oder dem Verwaltungsbeirat möglich einen Umlaufbeschluss zu initiieren. Dadurch soll verhindert werden, dass Beschlüsse nicht in Kraft treten können, weil die nötigen Vorgaben bei der Herbeiführung des Beschlusses nicht eingehalten worden sind.

Wie kann der Verwalter einen Umlaufbeschluss einleiten?

Hier bleibt grundsätzlich alles beim Alten. Der Verwalter kann entweder:

• jedem einzelnen Eigentümer ein separates Anschreiben schicken
• ein Anschreiben für alle Eigentümer machen, welches dann innerhalb des Hauses weitergegeben werden muss.

Egal welche Form der Verwalter wählt, muss dieses Anschreiben in jedem Fall den Beschlussantrag sowie eine Begründung enthalten. Wie in meinem Beispiel mit der zu streichenden Fassade, müssen dem Antrag auch die Angebote der Handwerksfirmen beigefügt sein.

Das separate Anschreiben ist meiner Meinung nach zielführender, da so jeder Eigentümer autark agieren kann.
Ein Gemeinschaftsanschreiben würde nur bei sehr keinen Einheiten Sinn ergeben, in der alle Eigentümer auch selber in der Immobilie wohnen. Ist nur eine Wohnung vermietet und lebt der Eigentümer ggf. sogar in einer anderen Stadt führt das Gemeinschaftsanschreiben zu keinem zeitnahen Rücklauf.

Bei einem Gemeinschaftsanschreiben sieht jeder Eigentümer, wie ein anderer Eigentümer, bzw. die Eigentümer, die sich vor ihm eingetragen haben, abgestimmt haben. Das ist unter Umständen nicht jedem Eigentümer recht, vor allem wenn innerhalb des Hauses unterschiedliche Ansichten vertreten werden. Hier finde ich sollte schon aus Gründen der Neutralität auf ein Gemeinschftsanschreiben verzichtet werden.

Dieses separate Anschreiben kann nach der neuen Regelung ja per Mail oder Whats App z.B. auch in Form eines Gruppenchats erfolgen, was den Ablauf deutlich beschleunigen kann. Allerdings muss der Verwalter auch bei der Wahl solcher neuer Medienwege weiterhin alle Formerfordernisse eines Umlaufbeschlusses berücksichtigen.

Wann ist ein Umlaufbeschluss wirksam?

Der Verwalter prüft zunächst ob der Umlaufbeschluss wirksam ist. Das bedeutete, nach der alten Gesetzgebung allstimmig bzw. einstimmig und nach der neuen, die erforderliche Mehrheit vorliegt, wenn das so von den Eigentümers vorab beschlossen worden ist.

Dann muss der Verwalter allen Eigentümern das Ergebnis mitteilen. Das kann er:

• per Post
• per E-Mail
• als Aushang

Erst wenn der Beschluss auf einem dieser Wege verkündet ist, tritt ein Umlaufbeschluss in Kraft.

Gut zu Wissen: Solange das Ergebnis eines Umlaufbeschlusses noch nicht verkündet ist, haben sie als Eigentümer die Möglichkeit Ihre Abstimmung zu widerrufen ohne den Beschluss anfechten zu müssen. Ist der Umlaufbeschluss durch Verkündung in Kraft getreten, bleibt Ihnen nur noch der Weg dieses anzufechten.

Wie kann ich einen Umlaufbeschluss anfechten?

Einen Umlaufbeschluss können Sie als Eigentümer unter den gleichen Bedingungen anfechten wie einen Beschluss, der innerhalb einer Eigentümerversammlung getroffen worden ist. Wichtig zu beachten, dass es für die Anfechtung eine Frist von einem Monat gibt. Gezählt wird diese Frist ab dem Tag, an dem das Ergebnis allen Eigentümern über einen der Wege wie (Aushang, E-mail oder Postweg) mitgeteilt worden ist.

Zusammengefasst würde ich sagen:
Der Umlaufbeschluss ist meiner Ansicht nach eine tolle Ergänzung zu Beschlüssen die innerhalb einer Eigentümergemeinschaft gefasst werden. Es ergibt vor allem bei kleineren Gemeinschaft absolut Sinn diese Möglichkeit einzusetzen. Man sollte dabei tatsächlich je nach Eigentümerstruktur auch moderne Kommunikationswege wie Whats App mit einbeziehen und dafür z.B. einen Gruppenchat für die Immobilie anlegen.